POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wersja: 1.0

Sorbona sp. z o.o.

Dane firmy:

Sorbona sp. z o.o.
Adres rejestrowy: 66-400 Gorzów Wielkopolski, ul. Młyńska 1/31
Adres biura: 69-100 Słubice, ul. Wawrzyniaka 1/2
NIP: 5472227498
REGON: 52013215300000
Telefon: +48 690 473 197
E-mail: biuro@sorbona.eu

 

POLITYKA PRYWATNOŚCI 1.0

 

Obowiązuje od: 14.11.2025

Platformy objęte polityką:

• strona internetowa: sorbona.eu,

• dedykowany portal szkoleniowy Sorbony działający na platformie Webtolearn.pl (akademia online, na którą użytkownik może zostać przekierowany ze strony sorbona.eu).

​

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) jest:

Sorbona Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres rejestrowy: 66-400 Gorzów Wielkopolski, ul. Młyńska 1/31
Adres biura: 69-100 Słubice, ul. Wawrzyniaka 1/2
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział KRS
KRS: 0000923890
NIP: 5472227498
REGON: 52013215300000

Kontakt w sprawach ochrony danych:

E-mail: biuro@sorbona.eu
Telefon: +48 690 473 197

​

2. RODZAJE PRZETWARZANYCH DANYCH

2.1. Dane podawane przez użytkowników

Przetwarzamy następujące dane podawane bezpośrednio przez użytkowników:

1. Przy rejestracji na szkolenie / założeniu konta na portalu szkoleniowym Webtolearn.pl:

   • imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło (zaszyfrowane), dane adresowe do faktury (jeśli dotyczy).

2. Przy zakupie produktów/usług szkoleniowych:

   • imię, nazwisko, adres e-mail, dane do faktury (nazwa firmy, NIP, adres).

3. Uczestnicy szkoleń:

   • imię, nazwisko, adres e-mail uczestników szkoleń.

4. Dane do egzaminów i certyfikatów:

   • imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa szkolenia, data ukończenia, wynik egzaminu/testu/quizu, informacje niezbędne do personalizacji certyfikatu (np. numer certyfikatu, zakres tematyczny).

5. Dane z formularzy marketingowych (np. e-book, konsultacje, newsletter):

   • imię i nazwisko (z formularza e-book),

   • adres e-mail (z formularza e-book i formularza konsultacji),

   • numer telefonu (z formularza konsultacji),

   • nazwa firmy (opcjonalnie),

   • treść zapytania (opcjonalnie).

2.2. Dane zbierane automatycznie

W związku z korzystaniem ze strony sorbona.eu oraz portalu szkoleniowego na Webtolearn.pl, automatycznie zbieramy m.in.:

1. adres IP,

2. dane techniczne przeglądarki (typ, wersja, język, system operacyjny),

3. historia aktywności na platformie edukacyjnej (otwierane strony, kliknięcia, czas spędzony w poszczególnych sekcjach),

4. postępy w szkoleniach e-learningowych (ukończone lekcje, status szkolenia),

5. czas spędzony na platformie szkoleniowej,

6. historia logowania (daty, godziny, przybliżona lokalizacja IP),

7. wyniki testów, quizów i egzaminów przeprowadzanych na naszym portalu szkoleniowym na platformie Webtolearn.pl (np. liczba punktów, informacja o zaliczeniu/niezaliczeniu, data podejścia do egzaminu),

8. podstawowe dane statystyczne generowane przez narzędzia analityczne (np. Google Analytics).

2.3. Dane z komunikacji

W przypadku kontaktu z nami (e-mail, telefon, formularz kontaktowy, konsultacje):

1. treść korespondencji e-mailowej,

2. zapytania telefoniczne (notatki ze spotkań/rozmów),

3. treść wiadomości przesłanych przez formularz kontaktowy,

4. historia konsultacji i doradztwa (np. notatki dotyczące potrzeb klienta).

 

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Realizacja umowy szkoleniowej

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

   • Okres przechowywania: 6 lat od zakończenia umowy.

2. Dostęp do platformy e-learningowej (portal szkoleniowy na Webtolearn.pl)

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

   • Okres przechowywania: do zakończenia szkolenia + 2 lata.

3. Realizacja zamówień na platformie (zakup szkoleń, produktów cyfrowych)

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

   • Okres przechowywania: 6 lat od realizacji zamówienia.

4. Wystawianie faktur i rozliczenia księgowe

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny – ustawa o rachunkowości).

   • Okres przechowywania: 5 lat.

5. Przeprowadzanie egzaminów, testów i quizów oraz wystawianie certyfikatów ukończenia szkoleń

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – zapewnienie jakości i wiarygodności szkoleń, możliwość odtworzenia certyfikatu na wniosek uczestnika, potwierdzenie kompetencji).

   • Okres przechowywania: 2 lata od wydania certyfikatu lub zakończenia szkolenia.

6. Zarządzanie kontami użytkowników (na stronie i portalu szkoleniowym)

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

   • Okres przechowywania: do usunięcia konta + 3 lata.

7. Obsługa reklamacji i zgłoszeń

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obrona przed roszczeniami, obsługa posprzedażowa).

   • Okres przechowywania: 2 lata od zakończenia procesu reklamacyjnego.

8. Komunikacja z użytkownikami (odpowiedzi na zapytania, ustalenia dot. współpracy)

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

   • Okres przechowywania: 3 lata od ostatniego kontaktu.

9. Bezpieczeństwo systemów i zapobieganie nadużyciom

   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

   • Okres przechowywania: do 12 miesięcy (logi techniczne).

10. Marketing bezpośredni (newsletter, oferty, materiały edukacyjne, e-book, zaproszenia na webinary i konsultacje)

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

    • Okres przechowywania: do cofnięcia zgody lub maksymalnie 3 lata od ostatniej aktywności (np. otwarcie wiadomości).

Prawnie uzasadniony interes administratora obejmuje w szczególności: zapewnienie jakości usług edukacyjnych, możliwość odtworzenia certyfikatów, obsługę reklamacji, bezpieczeństwo systemów IT, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami oraz rozwój oferty szkoleniowej.

 

4. ODBIORCY DANYCH

Państwa dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

4.1. Podmioty przetwarzające (na podstawie umów powierzenia)

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty, które realizują dla nas usługi niezbędne do prowadzenia działalności, w szczególności:

1. Dostawca platformy e-learningowej Webtolearn.pl – podmiot udostępniający nam portal szkoleniowy, na którym użytkownicy realizują kursy, testy, quizy i egzaminy, a także gdzie przechowywane są dane o postępach, wynikach egzaminów oraz wydanych certyfikatach – na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

2. Biuro rachunkowe – w zakresie obsługi księgowej i podatkowej.

3. Dostawcy usług IT i hostingu, w tym dostawcy hostingu strony internetowej i systemów poczty e-mail.

4. Podwykonawcy szkoleń (trenerzy, konsultanci), jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy szkoleniowej.

5. Omnisend – dostawca usług e-mail marketingu i automatyzacji (obsługa newsletterów, kampanii e-mail, sekwencji po zapisie na e-book).

6. Wix – platforma strony internetowej sorbona.eu oraz dostawca hostingu tej strony.

4.2. Odbiorcy upoważnieni prawem

Dane mogą być przekazywane również następującym odbiorcom:

1. Organy skarbowe – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków podatkowych i księgowych.

2. Organy ścigania, sądy oraz inne organy administracji publicznej – wyłącznie na podstawie właściwego przepisu prawa i w zakresie wymaganym przez te przepisy.

Oświadczamy, że nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

 

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Niektóre dane mogą być przekazywane do państw trzecich (głównie Stanów Zjednoczonych) w związku z korzystaniem z narzędzi takich jak:

• Google Analytics,

• Facebook/Meta Pixel (w ramach działań reklamowych i remarketingowych).

Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z wymogami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony,

• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,

• lub innych odpowiednich mechanizmów prawnych.

 

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo uzyskania informacji o tym, jakie dane przetwarzamy, oraz kopii danych.

2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) – w przypadkach przewidzianych w przepisach.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. gdy kwestionują Państwo prawidłowość danych lub sprzeciwiają się ich przetwarzaniu.

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz prawo przesłania danych do innego administratora.

6. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.

7. Prawo do cofnięcia zgody – w każdym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Telefon: 22 531 03 00

 

7. PLIKI COOKIES

7.1. Rodzaje używanych plików cookies

Na stronie sorbona.eu oraz na naszym portalu szkoleniowym (Webtolearn.pl) używamy następujących kategorii plików cookies:

1. Niezbędne (nie wymagają zgody):

   • obsługa koszyka i procesów zakupowych,

   • utrzymanie sesji użytkownika (logowanie do konta),

   • zapisanie wybranych ustawień technicznych,

   • zarządzanie kontem użytkownika.

2. Funkcjonalne (wymagają zgody):

   • zapamiętywanie ustawień użytkownika,

   • automatyczne logowanie,

   • personalizacja interfejsu platformy (np. preferencje widoku, język).

3. Analityczne (wymagają zgody):

   • Google Analytics – analiza ruchu na stronie i portalu szkoleniowym,

   • statystyki korzystania z platformy szkoleniowej,

   • analiza postępów w szkoleniach (anonimowe raporty).

4. Marketingowe (wymagają zgody):

   • Remarketing Google Ads,

   • Facebook/Meta Pixel – wyświetlanie spersonalizowanych reklam i mierzenie skuteczności kampanii.

7.2. Zarządzanie cookies

Mogą Państwo zarządzać ustawieniami plików cookies poprzez:

• panel zgód cookies dostępny na naszej stronie,

• ustawienia przeglądarki internetowej (instrukcje znajdują się w menu pomocy przeglądarki),

• cofnięcie zgody na cookies analityczne i marketingowe w dowolnym momencie.

7.3. Okres przechowywania cookies

• cookies sesyjne – do czasu zamknięcia przeglądarki,

• cookies funkcjonalne – do 12 miesięcy,

• cookies analityczne – do 26 miesięcy,

• cookies marketingowe – do 12 miesięcy.

 

8. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w szczególności:

1. szyfrowanie transmisji danych protokołem SSL/TLS,

2. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób,

3. regularne kopie zapasowe danych,

4. monitoring bezpieczeństwa systemów informatycznych,

5. szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych,

6. korzystanie z bezpiecznych serwerów i centrów danych,

7. stosowanie mechanizmów uwierzytelniania (w tym dwuetapowego dla kont administracyjnych).

 

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Nie stosujemy:

• zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec użytkowników,

• profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.

 

10. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

W celu skorzystania ze swoich praw lub w innych sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

E-mail: biuro@sorbona.eu
Telefon: +48 690 473 197
Adres biura: 69-100 Słubice, ul. Wawrzyniaka 1/2
Adres korespondencyjny: 66-400 Gorzów Wielkopolski, ul. Młyńska 1/31

Na zgłoszenia odpowiadamy w terminie do 30 dni od ich otrzymania, chyba że przepisy prawa przewidują inny termin.

 

11. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,

• zmian w stosowanych technologiach,

• wprowadzenia nowych usług lub funkcjonalności.

 

O zmianach będziemy informować poprzez:

1. opublikowanie nowej wersji polityki na stronie sorbona.eu oraz na portalu szkoleniowym,

2. w przypadku istotnych zmian – wysłanie powiadomienia e-mail do zarejestrowanych użytkowników.

 

Dokument: Polityka prywatności Sorbona – wersja 1.0, z dnia 14.11.2025 r.